Schritt 7: Betriebs- und Geschäftsausstattung

Was eine eBay - Existenzgründung für Equipment benötigt?

Im 7. Teil unserer Reihe Existenzgründung in 12 Schritten soll das Equipment des Existenzgründers im Vordergrund stehen. Der Gründer hat nach der abgeschlossenen Konzeptionsphase die Realisationsphase, also die Umsetzung seiner Geschäftsidee, erreicht. Nun geht es darum, dass vorher geplante umzusetzen. Als professioneller und hauptberuflicher Onlinehändler benötigt der Existenzgründer Betriebsausstattung und Ausrüstung, um eine schnelle und effiziente Abwicklung der Bestellungen durchführen zu können. Das wohl wichtigste Hilfsmittel im Onlinebereich des Unternehmers ist der Computer sowie einen Breitbandinternetanschluss (DSL). Darüber hinaus müssen auch Möglichkeiten zur Lagerung von Ware vorhanden oder zumindest einrichtbar sein. Das Lager kann aus einzelnen Regalen oder aber auch ein Regalsystem bestehen, welches nach Bedarf jederzeit beliebig erweitert werden kann. Der Existenzgründer sollte bei seiner Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) jedoch nicht nur an oben beschriebene große Wirtschaftsgüter denken, sondern zu seiner BGA zählen auch Kleinigkeiten wie Telefon, Handy, Verpackungsmaterial und anderer Bürobedarf. Auch an Software muss gedacht werden, um beispielsweise Auktionen abzuwickeln, Rechnungen zu schreiben oder andere Tätigkeiten durchzuführen. Kaufen oder organisieren Sie vor Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit derartige Gegenstände oder Software! Wenn Sie während der Arbeit plötzlich bemerken, dass Ihnen wichtige Hilfsmittel fehlen, kostet die Organisation während des bereits angelaufenen Betriebs zu viel Zeit. In dieser hektischen Situation unterlaufen Ihnen auch wesentlich schneller Fehler als bei einer guten Vorbereitung.

Was muss der Unternehmer beim Kauf der Betriebsausstattung beachten?

Welche Betriebsmittel und Ausstattung für einen Onlineshop geeignet sind, sollte jeder Existenzgründer im Onlinebereich für sich selbst entscheiden können. Auch bringen Erfahrung und Routine im Laufe der Zeit Neuerungen und Verbesserungen hinsichtlich der Geschäftsausstattung mit sich. So ist das was gestern hilfreich und modern war heute überholt und belastend. Jedoch ist bei jedem Kauf das wachsame Auge des Finanzamts gegenwärtig. Der Unternehmer muss also bei seinen Einkäufen stets auf die richtige Rechnungslegung achten, um künftig Probleme mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Andernfalls riskiert der umsatzsteuerpflichtige Existenzgründer die erstattungsfähige Vorsteuer seiner Eingangsrechnungen.

Was muss auf den Rechnungen enthalten sein?

Bestandteile einer Rechnung über 150,- EUR Gesamtbetrag:

1. die vollständigen Namen und Anschriften von Unternehmer und Leistungsempfänger,
2. die Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen vergebene Umsatzsteuer – Identifikationsnummer des Unternehmers,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz (z.B. "19%") sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. bei Lieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer.
   

Bei Rechnungen unter dem Gesamtbetrag von 150,- EUR sind folgende Bestandteile vollkommen ausreichend:

1. Der vollständiger Name und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers,
2. Das Ausstellungsdatum,
3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen
4. Den Bruttobetrag (den Zahlungsbetrag inkl. Umsatzsteuer) in einer Summe
5. Der anzuwendende Steuersatz (z.B. "19%") bzw. der Hinweis auf eine anzuwendende Steuerbefreiung
   

Eine ordnungsgemäße Rechnung mit obigen Bestandteilen sichert nicht nur den Vorsteuerabzug des Finanzamtes, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Abwicklung im Fall der Gewährleistung des gekauften Produktes.

Was ist bei der Abschreibung zu beachten?

Sofern der Nettoanschaffungspreis des Wirtschaftsgutes 410,- EUR (ab 01.01.2008: 150,- EUR) übersteigt, hat der Unternehmer die Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzungsdauer verteilt abzuschreiben.

Beispiel:
Der frisch gebackene eBay-Händler erwirbt für netto 1.500,- EUR einen neuen PC zur Abwicklung der Onlinegeschäfte. Dafür erhält er eine auf den Namen seiner Firma ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung in Höhe von 1.785,- EUR inklusive Umsatzsteuer. Laut der amtlichen Abschreibungstabelle des Bundesfinanzministeriums ist ein Computer über einen Zeitraum von drei Jahren abzuschreiben. Das heißt für den Unternehmer, dass die Anschaffung des Computers seinen Gewinn jährlich um 500,- EUR mindert. Diese Abschreibungsart wird als lineare Abschreibung bezeichnet, da die Höhe der Abschreibung jedes Jahr den gleichen Betrag aufweist.

Neben der linearen Abschreibung existieren noch weitere Abschreibungsarten, welche aber mehr oder weniger steuerlich zugelassen sind. Die bekannteste der derzeit noch zugelassenen steuerlichen Abschreibungsarten ist die degressive Abschreibung, welche allerdings im Rahmen der Unternehmenssteuerreform 2008 abgeschafft werden soll. Bei der degressive Abschreibung sind die Abschreibungsbeträge im Jahr der Anschaffung am höchsten und verringern sich im Laufe der Nutzungsdauer. Durch diese Berechnungsart hat der Unternehmer mehr Spielraum seinen Gewinn zu steuern.

Sofortabschreibung bei geringwertige Wirtschaftsgütern

Die bisher gültige Sofortabschreibung bei den so genannten GWGs beruht auf der 410,- EUR Grenze. Bisher konnte der Unternehmer eigenständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis zu einem Betrag von netto 410,- EUR sofort im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe geltend machen. Die Geringfügigkeit dieser Wirtschaftsgüter machte eine Abschreibung über mehrere Jahre nicht erforderlich. Aber auch diese Vereinfachung bzw. diesen Gestaltungsspielraum des Unternehmers soll durch die bevorstehende Unternehmenssteuerreform abgeschafft werden, so dass die geringwertige Wirtschaftsgüter über nunmehr fünf Jahre abgeschrieben werden sollen.

Fazit:

Der Existenzgründer drückt seinen Gewinn nicht 1:1 durch den Kauf von Wirtschaftsgütern, welcher längere Zeit im Unternehmen verbleiben. Die gewinnmindernde Wirkung wird über mehrere Jahre verteilt, so dass der Unternehmer auch in späteren Jahren noch einen steuerlichen Effekt aus der Anschaffung hat. Die korrekte und ordnungsmäßige Rechnungslegung sichert dem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer die vom Finanzamt zu erstattende Vorsteuer und hält auch einer etwaigen Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt stand. Beachtet der Jungunternehmer derartige Hinweise, so wird aus dem Kauf von Betriebsausstattung für den neuen Onlinehandel kein Horrorszenario durch das Finanzamt.

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CRM Systeme könnten helfen

Die Kommunikation mit dem Kunden entscheidet im Alltag der Unternehmen über Erfolg oder Misserfolg ganzer Projekte. Nur wenn der Kunde stets über alle wichtigen Entwicklungen im Bilde ist und Rückfragen schnell beantwortet werden, kann alles gemäß den Wünschen umgesetzt werden. In Unternehmen wird diese Kommunikation mit dem Kunden allerdings oftmals unterschätzt. Dabei gibt es sehr einfache Möglichkeiten, die Kommunikation mit dem Kunden zu verbessern und damit die Effizienz der eigenen Unternehmung zu erhöhen.

Verbesserte Kundenkommunikation mit CRM Systemen

Es gibt viele Möglichkeiten die Kommunikation mit dem Kunden zu verbessern. Man kann die eigenen Mitarbeiter schulen und mittels Seminare für das Thema sensibilisieren. Aber auch die Infrastruktur im Unternehmen kann über die Kommunikation mit dem Kunden entscheiden. Die Software, mit der Telefonate und E-Mails gesteuert werden, sollte beispielsweise mit einem CRM System gekoppelt werden. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz der Abläufe und der Prozesse deutlich optimieren. Mit einem CRM System sieht man beispielsweise direkt, wenn ein Kunde das eigene Unternehmen anruft. Der Mitarbeiter, der das Telefon abnimmt, kann ihn persönlich ansprechen und erzeugt damit ein Gefühl von Vertrauen bei dem Kunden. Wenn die Kunden bemerken, wie viel sie dem Unternehmen wert sind, wird die Vergabe von Aufträgen deutlich erleichtert.

Solche CRM Systeme sind in allen Preisklassen erhältlich. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können auf ein solches System setzen. Es lässt sich in den häufigsten Fällen mit den verschiedenen Lösungen zur Kommunikation kombinieren und wird auf diese Weise das Umfeld für den Kunden im eigenen Unternehmen verbessern. Wer also auf der Suche nach einer Möglichkeit zur Verbesserung der Kommunikation mit dem Kunden ist, sollte erst einmal diese einfachen Lösungen ausprobieren. Im ersten Moment wirken sie nicht relevant, aber beim späteren Gebrauch wird man merken, wie wichtig ein solches System für den Alltag im Unternehmen sein kann.